Il responsabile della gestione documentale ⁽¹⁾ il dirigente o il funzionario, in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica ed incaricato con apposito atto, preposto a:

• predisporre e aggiornare il manuale di gestione documentale, previa intesa con il responsabile della conservazione documentale – RCD, il responsabile della transizione digitale – RTD e parere del responsabile della protezione dati – DPO
• predisporre il piano di sicurezza informatica, in collaborazione con il responsabile della sicurezza informatica – RSI, il RCD e il DPO
• definire, anche su proposta del servizio incaricato della gestione informatica del protocollo – SGIP, i criteri di classificazione, gestione e archiviazione dei documenti, nonché i loro strumenti e modalità di scambio interni ed esterni alla AOO
• monitorare e sovraintendere ai processi di gestione documentale
• sovrintendere alla corretta formazione e trasferimento al sistema di conservazione dei pacchetti di versamento, nel rispetto delle modalità operative stabilite dal manuale di conservazione
• verificare l’avvenuta eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico

Il RGD, conservando la piena responsabilità in merito alle funzioni cui è preposto, può delegare lo svolgimento di specifici compiti al personale soggetto alla propria direzione

Il responsabile della conservazione documentale ⁽²⁾ è il dirigente o il funzionario che, in base ad apposito atto di nomina, definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione, con piena responsabilità e autonomia, operando secondo modelli definiti e logicamente distinti dal sistema di gestione informatica dei documenti
Il RCD – che può coincidere con il RGD – opera d’intesa con il DPO, il RSI ed il RGD

Al RCD fanno capo gli specifici compiti, illustrati nelle pagine dedicate al sistema di conservazione

Ferma restando la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione e il dovere di condurre le necessarie attività di verifica e controllo previste dalle norme vigenti per i processi in outsourcing, il RCD si avvale, per l’esercizio di alcune funzioni esplicitamente individuate dall’accordo di servizio e dal manuale del conservatore, della collaborazione del responsabile del servizio di conservazione esterno.

Il processo di conservazione prevede ulteriori ruoli e responsabilità:

• • Responsabile del servizio di conservazione – RSC: la AOO, al fine di assolvere correttamente l’esigenza di assicurare la conformità agli originali dei documenti conservati, nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione, si avvale del servizio di conservazione xxx
    In questo quadro, il responsabile del servizio di conservazione ⁽³⁾ svolge le attività riconducibili al RCD, ad esclusione della predisposizione e aggiornamento del manuale di conservazione documentale. Rimane comunque ferma la responsabilità giuridica generale del RCD in ordine ai processi di conservazione e alle necessarie attività di verifica e controllo sul servizio in outsourcing
  • Referente tecnico per il soggetto produttore – RT: opera nell’ambito del processo di conservazione con il compito di presidiare alle attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere con il conservatore esterno gli allegati tecnici dell’accordo di servizio

Il responsabile dei servizi informativi presiede al corretto funzionamento ed alla sicurezza dell’insieme delle risorse di calcolo, delle reti di comunicazione e dei prodotti informatici utilizzati dalla AOO per la gestione documentale

Il RSI coadiuva il RGD, il RCD e il responsabile del servizio archivio e protocollo all’implementazione delle misure tecniche poste a controllo degli accessi – differenziati in rapporto alle diverse prerogative degli operatori – al sistema informatico di gestione documentale

Il responsabile del servizio cui afferisce la gestione informatica del protocollo si occupa della tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali, del protocollo e degli archivi. Alla sua figura sono ricondotti i compiti specificamente individuati dal presente manuale

Il titolare designa, con apposito atto di nomina, il responsabile della protezione dati, in conformità a quanto stabilito dal GDPR ^(4). Al DPO spetta l’espletamento di compiti d’informazione e consulenza del titolare e dei dipendenti, di sorveglianza circa l’osservanza della normativa in materia di protezione dati, di cooperazione e collaborazione con l’autorità di controllo.

Il DPO è tempestivamente e adeguatamente coinvolto in tutte le questioni implicanti la protezione dei dati personali ed è dotato delle risorse e dell’autonomia indispensabili ad assolvere con rigore i propri compiti, condotti tenendo sempre in debita considerazione i rischi connessi al trattamento dei dati personali

Il DPO è reperibile al seguente indirizzo PEO: privacy@comune.collesalvetti.li.it