Formazione

La gestione documentale – come ricordano le stesse Linee guida – è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali, logicamente e funzionalmente collegate: formazione, gestione e conservazione Dando seguito a quest’impostazione sistemica, è necessario prestare attenzione all’aspetto conservativo fin dal momento della formazione del documento, poiché da esso dipende la tenuta dell’intero ciclo di gestione documentale e la sua stessa capacità di garantire nel tempo: l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e della AOO la sottoscrizione – digitale o meno – dei documenti informatici, quando prescritta l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante il sistema informatico documentale (fascicolazione) l’accesso ai documenti (tramite sistemi informativi, in caso di documenti digitali) la leggibilità dei documenti nel tempo l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse