Immodificabilità e l’integrità del documento ⁽¹⁾ sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
• memorizzazione su sistemi di gestione documentale
• trasferimento a soggetti terzi attraverso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato
• versamento ad un sistema di conservazione

Gli uffici dispongono dei seguenti strumenti software per la redazione dei documenti informatici in formato testuale:

• programmi della suite Libre Office
• programmi della suite Open Office

La AOO, secondo le indicazioni AgID, predilige i sopra elencati formati Open Document per la produzione di documenti “impaginati” essendo questi espressamente concepiti per essere facilmente estesi, rivisti o aggiornati nel tempo, in modo da scongiurare l’obsolescenza tecnologica

I programmi della suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, Powerpoint) sono utilizzati in via residuale per la formazione di documenti, ove non sia possibile ricorrere al formato aperto

La AOO redige i propri documenti utilizzando esclusivamente font interoperabili

E’ importante ricordare che un documento informatico è costituito da una qualunque rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, non necessariamente esposti in forma testuale (si pensi a un documento video-fotografico o ad una registrazione audio). Il responsabile della gestione documentale supporta gli uffici nella scelta dei formati per la creazione di documenti non testuali idonei alla conservazione, nel rispetto dei criteri proposti da AgID

Il formato del documento prodotto dalla AOO deve essere compreso tra quelli conformi alle specifiche AgID per i file di riversamento in conservazione. Eventuali formati differenti possono essere utilizzati esclusivamente in relazione a specifiche e comprovate esigenze

Il formato del documento informatico, in ogni caso, deve risultare tra quelli contemplati dal presente manuale ed essere conforme alle specifiche tecniche fornite dal responsabile del servizio di gestione e conservazione digitale

La versione definitiva di un documento digitale in formato testuale è sempre prodotta in formato PDF/A-2

Il formato PDF è uno standard future-proof, disegnato al preciso scopo di essere facilmente esteso, rivisto o aggiornato nel tempo per adattarsi all’obsolescenza tecnologica. Inoltre, si tratta di uno standard de iure, in quanto il suo uso nel contesto amministrativo-legale è raccomandato dalle stesse Linee guida ⁽³⁾.

Il PDF è uno standard modulare, dotato di profili diversi e di specifici livelli di conformità volti a migliorare l’interoperabilità del documento PDF

Il profilo specifico per l’archiviazione è il PDF/A, particolarmente adatto alla creazione di documenti di cui deve essere garantita la leggibilità in caso di archiviazione a lungo termine e pienamente compatibile con l’utilizzo di parser e di lettori del documento per persone diversamente abili

La AOO privilegia la produzione di file in formato PDF/A-1a e PDF/A-2 e, in subordine, il ricorso ai profili PDF/A-2u, PDF/A-2b.
In particolare, i formati PDF/A-1a e PDF/A-2 impediscono al file di contenere (graficamente o come allegati) niente altro che testi, ipertesti, immagini raster o vettoriali, mentre vietano i moduli con contenuti variabili (quale, ad esempio, codice Java eseguibile). Infine, i formati contengono al loro interno i caratteri tipografici utilizzati per la generazione del documento

L’obbligo di utilizzare il formato PDF/A-2 può essere disatteso per i documenti PDF prodotti per essere specificatamente modificati ovvero “editabili” in un momento successivo alla loro produzione, tenendo conto che una volta compilati, o redatti in forma definitiva, dovranno comunque essere acquisiti in modo tale da salvaguardare il loro pieno valore giuridico-probatorio.
Si raccomanda di utilizzare per file PDF compilabili esclusivamente caratteri tipografici interoperabili

(1) art. 40, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82

(2) paragrafo 2.1.1 delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

(3) paragrafo 2.1 – Allegato 2 alle Linee guida AgID