Il sistema di gestione informatica dei documenti è organizzato e gestito in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e dei fascicoli informatici ⁽¹⁾

Il sistema di protocollo informatico assicura il rispetto delle disposizioni in materia di sicurezza predisposte dall’AgID e dagli altri organismi preposti e delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali ⁽²⁾

A tale scopo, il sistema informativo di protocollo e gestione documentale dell’AOO si avvale di un software dotato delle seguenti caratteristiche tecniche:

• protocollo informatico: registrazione e segnatura dei documenti, smistamento e presa in carico dei flussi documentali, classificazione e fascicolazione, acquisizione di documenti digitali previa scansione
• alta interoperabilità e automazione
• capacità d’integrazione con applicativi e banche dati, anche via web
• registro degli accessi
• creazione di documenti digitali e relativi workflow
• integrazione con i sistemi di conservazione documentale: riversamento in conservazione dei dati memorizzati in uno storage dedicato tramite web service