Ad ogni messaggio ricevuto o spedito dalla AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, attestata dalla ricevuta generata dal sistema informatico di protocollo ⁽²⁾

La registrazione di protocollo ⁽³⁾ consiste nella memorizzazione nel registro di protocollo dell’insieme dei metadati relativi ad un singolo documento ricevuto o spedito, al quale sono aggiunte le informazioni inerenti alla classificazione ed all’assegnazione interna alla AOO

Le regole di registrazione valgono per tutti i tipi di documenti trattati dalla AOO dai quali possano scaturire diritti, obblighi o legittime aspettative di soggetti terzi e ne garantiscono l’identificazione univoca e certa

La registrazione di protocollo consiste in una singola operazione di memorizzazione, in forma immodificabile, delle seguenti informazioni:

• numero di protocollo del documento (generato automaticamente) ⁽⁴⁾
• data di registrazione di protocollo (assegnata automaticamente) ⁽⁵⁾
• codice della AOO e codice del registro (assegnata automaticamente) ⁽⁶⁾
• mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti ⁽⁷⁾
• oggetto del documento
• impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto (generata automaticamente)
• elenco degli allegati (generato automaticamente)

La registrazione di protocollo include i seguenti elementi obbligatori e modificabili, rilevanti sul piano organizzativo e gestionale:

• assegnazione interna al responsabile del procedimento
• classificazione del documento titolo, classe, sotto-classe
• fascicolazione ed eventuale sotto-fascicolazione

Previa valutazione dei costi-benefici in termini di efficienza operativa e di miglioramento dei servizi⁽⁸⁾, la AOO può stabilire di includere nella registrazione di protocollo i seguenti elementi facoltativi e modificabili, rilevanti sul piano organizzativo e gestionale:

• ora e minuto di registrazione
• luogo di provenienza o di destinazione del documento
• recapiti del mittente
• UOR competente
• tipo di documento
• mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.)
• collegamento a documenti precedenti e susseguenti diversi dal fascicolo d’inserimento
• riferimenti agli allegati su supporto informatico
• nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza
• termine di conclusione del procedimento amministrativo o di lavorazione del documento
• stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo
• data di istruzione del fascicolo
• data di chiusura del fascicolo
• repertorio dei fascicoli
• numero di repertorio della serie (delibere, determinazioni, verbali, circolari e contratti)
• indicazione del livello di sicurezza se diverso da quello standard applicato dal sistema di protocollazione
• tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto
• scadenzario

La segnatura di protocollo ⁽⁸⁾ è l’associazione e l’apposizione al documento amministrativo informatico, in forma permanente e non modificabile, di informazioni riguardanti il documento stesso, memorizzate nel registro di protocollo, utili alla sua identificazione univoca e certa

Le informazioni minime, la struttura, i formati e i contenuti del file di segnatura adottati dal sistema informatico di gestione documentale dell’AOO sono conformi alle linee guida AgID e sono illustrate nell’allegato “Segno grafico di protocollo ed elementi della segnatura“

L’operazione di segnatura, inoltre, avviene in modo differente, a seconda del tipo di documento trattato:

• documento informatico in partenza
• documento informatico in arrivo
• documento analogico in arrivo

Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo sono effettuate contemporaneamente e, per quanto attiene alla documentazione in arrivo, entro ventiquattro ore lavorative dal ricevimento

Nel caso in cui si verifichino temporanee ed eccezionali circostanze che impediscano il rispetto dei termini sopra indicati e queste riguardino documenti i cui effetti giuridici possano essere pregiudicati dalla posticipazione della registrazione, il responsabile del servizio per la gestione informatica del protocollo – o il responsabile della UOR ricevente – può autorizzare la protocollazione differita. L’atto di autorizzazione deve riportare, oltre alla motivazione del differimento, indicazione della data alla quale è rimandata la registrazione

La protocollazione differita non può riguardare la documentazione pervenuta via PEC

Il sistema informatico di gestione documentale è in grado di produrre una ricevuta di registrazione di protocollo completa dei seguenti elementi:

• numero e la data di protocollo
• mittente
• UOR che ha acquisito il documento
• oggetto;
• numero e descrizione degli allegati, se presenti
• operatore di protocollo

La ricevuta di protocollo è rilasciata dal servizio per la gestione informatica del protocollo o dalla UOR ricevente, a seconda delle modalità di arrivo della documentazione. Previo consenso dell’interessato, la ricevuta può essere inoltrata via all’indirizzo mail ordinario indicato dal mittente

L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è successiva alla segnatura, in modo da rilevare, con la scansione del documento, anche il segno apposto

Se è prevista l’acquisizione del documento cartaceo in formato immagine, il “segno” della segnatura di protocollo deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale.
In caso contrario il “segno” può essere apposto sul retro della prima pagina dell’originale

(1) art. 56 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445

(2) art. 18, comma 1, del DPCM 3 dicembre 2013

(3) art. 53, comma 1, del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445

(4) art. 57 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445

(5) art. 20, comma 2, del DPCM 3 dicembre 2013

(6) art. 9, comma 1, del DPCM 3 dicembre 2013

(7) art. 18, comma 5, del DPCM 3 dicembre 2013

(8) art. 6, comma 2, del DPCM 3 dicembre 2013

(9) art. 55 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445