La serie archivistica è un’aggregazione di documenti, con caratteristiche omogenee, creata per ragioni funzionali, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata staticamente all’interno del sistema di gestione documentale
La serie archivistica, in quanto aggregazione documentale, gode di autonoma rilevanza giuridica. Pertanto, ad essa sono associati, in forma di metadati immodificabili, informazioni utili alla sua identificazione e riferimenti temporali univoci e certi
Una serie è ordinata cronologicamente, soggetta a rinnovo annuale della numerazione al volgere dell’anno solare ed è tipicamente composta di:
- documenti singoli, accorpati in base alla tipologia
- fascicoli, raccolti per ragioni funzionali in base alla classe o alla tipologia degli stessi
I fascicoli appartenenti a serie diverse possono essere collegati tra loro (1)
I documenti soggetti a registrazione particolare formano delle serie archivistiche tipiche (registri, repertori, albi, elenchi, ecc.) organizzate secondo una numerazione progressiva assegnata automaticamente, in ordine cronologico, dal sistema informatico di gestione documentale
Per ciascuna serie archivistica è istituito un registro di repertorio
Esso raccoglie e associa i seguenti elementi identificativi ai documenti compresi nella serie archivistica stessa, in modo da facilitare l’identificazione ed il conseguente reperimento degli stessi:
- classificazione
- data di formazione
- numero progressivo
- oggetto
Manuale di gestione documentale