| per affare, materia o procedimento amministrativo |
Comprende, di norma, documenti appartenenti a una medesima classifica, prodotti o acquisiti dalla AOO nel corso della trattazione di un affare, di una materia o di un procedimento specifico e concreto
Ha una data di apertura e una data di chiusura e può essere trasportato a nuovo anno, se non è chiuso nell’anno di apertura. Per esempio:
2022-VII/6.3 «Teatro in piazza»,
dove:
2022 è l’anno di apertura
VII è il titolo (Servizi alla persona)
6 è la classe
4 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l’anno 2022 all’interno del titolo VII e della classe 6.
Procedimento e fascicolo possono non coincidere. Il primo può articolarsi in sub-procedimenti che danno luogo, a loro volta, a specifici sotto-fascicoli
Per esempio:
2022-VI/2.3.(n. fascicolo) “Piani di edilizia economica e popolare” può dare luogo ai sotto-fascicoli:
2022-VI/4.(n. fascicolo) per la costruzione
2022-VII/14.(n. fascicolo) per l’assegnazione
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| per attività |
Comprende documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o semplici adempimenti
Il fascicolo per attività ha durata annuale, comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica. Per esempio:
richieste di informazioni bibliografiche (titolo VII, classe 6)
richieste e permessi di accesso alla ZTL (titolo VI, classe 7) |
| per persona fisica o giuridica |
Comprende tutti i documenti, anche appartenenti a classifiche diverse, che si riferiscono a una singola persona
Il fascicolo si configura come aggregazione di documenti diversamente classificati e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (per esempio: per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (per esempio: gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I)
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte |
Manuale di gestione documentale